Integracja HubSpota z Pipedrive umożliwia dokładne określenie, jakie informacje i w jaki sposób chcemy wymieniać między systemami. W ustawieniach migracji danego obiektu decydujemy, czy chcemy przesyłać dane tylko w jednym kierunku (HubSpot -> Pipedrive lub w obie strony, czyli w obie strony).
Custom mapping w Operations Hub Starter
W przypadku posiadania licencji na Operations Hub Starter, użytkownik ma możliwość dodania tzw. custom mappingu, czyli mapowania własnych pól, poza tymi, które są wymienione w standardowej integracji. Jest to istotne, ponieważ w większości przypadków podstawowe pola są niewystarczające do przeprowadzenia skutecznej migracji. Dzięki temu można przenieść wszystkie wartości między systemami, które zostały utworzone w każdym z nich.
Ograniczenia i procesy w integracji
W następnym etapie można określić ograniczenia, czyli warunki, które muszą zostać spełnione przez rekord (na przykład firmę), aby został on przesłany do drugiego systemu. Może to być Etap cyklu życia lub określony Pipeline, z którego dane chcemy przesłać. Oczywiście istnieje również możliwość utworzenia nowego pola, które będzie służyć wyłącznie do tego celu.
W tej fazie możemy również przypisać etapy procesu (lub procesów) w Pipedrive do Pipeline transakcyjnego w HubSpot. Każdy etap tego procesu może być przypisany do konkretnego etapu w procesie w HubSpot.
Migrowanie obiektów i aktywności
Po ustawieniu migracji podstawowych obiektów, takich jak kontakty, firmy i transakcje, możliwe jest również ustalenie wymiany danych związanych z poszczególnymi aktywnościami - na przykład notatkami lub wymienionymi e-mailami. Ważne jest, aby najpierw przemieścić obiekty, na których znajdują się te aktywności - czyli najpierw przenosimy kontakty, a następnie powiązane z nimi aktywności. Dzięki temu system będzie wiedział, gdzie umieścić te aktywności.
Problemy i błędy w integracji
Oczywiście, wszystkie tego typu narzędzia czasami mogą wykazywać błędy. W większości są one wynikiem różnych zasad, które są wykorzystywane przez poszczególne narzędzia. Na przykład w HubSpot, adres e-mail jest unikalny, podczas gdy w Pipedrive można mieć wiele kontaktów (leadów) z tym samym adresem e-mail. W związku z tym, aby poprawnie przenieść kontakty do HubSpot, należy najpierw ujednolicić je w Pipedrive, aby każdy unikalny adres e-mail był powiązany tylko z jednym kontaktem. Ważne jest również pamiętać, że jeśli przeniesiemy jakiekolwiek rekordy, a następnie ręcznie je usuniemy w jednym z systemów, integracja może mieć problemy z ponownym importem - ponieważ oryginalne rekordy zostały usunięte.
Podsumowanie
Podsumowując, integracja z Pipedrive jest niezwykle przydatnym narzędziem, które może znacząco zmniejszyć czas potrzebny na migrację. Jednak aby w pełni wykorzystać jej potencjał, konieczne jest posiadanie Operations Hub Starter oraz odpowiedniego przygotowania konta, aby odbierać informacje. Jeśli nasze konto w Pipedrive jest w nieładzie, warto w pierwszej kolejności je uporządkować przed rozpoczęciem integracji, aby uniknąć błędów po wymianie danych między systemami.